Häufig gestellte Fragen zum Verwendungsnachweis

Der Verwendungsnachweis stellt den Nachweis der Verwendung der Fördermittel dar. Er dient der Kontrolle des geförderten Projekts und beinhaltet einen Sachbericht, einen zahlenmäßigen Nachweis und eine Belegliste. Es geht in erster Linie darum nachzuvollziehen, ob die Fördergelder entsprechend der Inhalte und Ziele des Projektantrags eingesetzt wurden und das Projekt erfolgreich war. Der Verwendungsnachweis dient der Übersicht und als Kontrolle.
Die Beleglisten bringen den Nachweis über die Höhe und den Einsatz der Fördergelder.
Der Sachbericht bringt den Nachweis über die Erreichung der zuvor geplanten Projektziele.
Der zahlenmäßige Nachweis bringt den Nachweis über die Gesamtausgaben und deren Verteilung und, ob diese mit den Beleglisten übereinstimmen.
 

Prinzipiell unterscheiden sich der ZVN und VN nur darin, dass im ZVN die Ausgaben und Projektziele des ersten Projektjahres nachgewiesen werden müssen und im VN die Projektziele und Ausgaben für den gesamten Zeitraum des Projekts.

Der VN ist sechs Monate nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum (dieser ist im Zuwendungsbescheid genannt) folgenden Monats der Bewilligungsbehörde nachzuweisen. Bei einem Bewilligungszeitraum vom beispielsweise 01.01.2023 bis 15.12.2024 muss der Verwendungsnachweis bis zum 15.06.2025 vorgelegt werden.

Sollte der VN nicht fristgerecht vorgelegt werden, erfolgt zunächst eine Erinnerung. Ohne gute Begründung und genehmigter Fristverlängerung kann es bei weiteren Verzögerungen zu einer vollständigen Rückforderung der Fördergelder kommen.

Der Verwendungsnachweis setzt sich aus einem Sachbericht, einem zahlenmäßigen Nachweis und einer Belegliste zusammen.

Der Sachbericht stellt eine ausführliche Darstellung des durchgeführten Projekts und der Ergebnisse dar. Beinhalten sollte dieser 

• den Beginn, die Dauer und den Abschluss der Maßnahme
• Erfolg und Auswirkungen der Maßnahme
• die Darstellung möglicher Abweichungen von dem im Zuwendungsbescheid zugrunde liegenden Planungen und
• mögliche Abweichungen vom Finanzierungsplan.
   

Der zahlenmäßige Nachweis ist eine tabellarische Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben der Maßnahme vom Zuwendungsbescheid und von der tatsächlichen Abrechnung.

Bei den Einnahmen werden verschiedene Einnahmequellen unterschieden. Im Rahmen der Einzel- & Partnerprojektförderung müssen mindestens 20% der Gesamtausgaben des Projekts/der Maßnahme durch den Antragsteller selbst finanziert werden. Dies fällt unter die Kategorie Eigenanteil. Diese 20% können sich zu 5% aus Eigenmitteln des Vereins und zu maximal 15 % aus bürgerschaftlichem Engagement zusammensetzen. 

Eigenmittel bezeichnen einen tatsächlichen finanziellen Beitrag des Antragstellers (eigene Ausgaben des Vereins im Rahmen der Maßnahme).

Mit bürgerschaftlichem Engagement ist ehrenamtliches Engagement, also ehrenamtliche Tätigkeit, gemeint. Das bürgerschaftliche Engagement darf als fiktiver Kostenfaktor mit einberechnet werden. Die ehrenamtlich Tätigen werden nicht bezahlt, die fiktiven Kosten, die für ihre Arbeit anfallen würden, dürfen allerdings als anfallender Eigenanteil berücksichtigt werden. 

Die Leistungen Dritter sind Einnahmen/Bezüge, die von Dritten geleistet werden (ohne öffentliche Förderung) und direkt mit dem geförderten Projekt zusammenhängen. (z.B. Eintrittsgelder) Allgemeine Spenden für den Verein würden dagegen nicht hierzu zählen.

Die Tabellenzeile „bewilligte öffentliche Förderung durch“ ist dann relevant, wenn bereits andere öffentliche Zuwendungen dem vorliegenden Projekt zugrunde liegen. Beispiele hierfür wären: Ko-Finanzierungen durch Kommune, Land, Bund etc., ggf. auch Stiftungen des öffentlichen Rechts (sofern diese projektbedingt mit in die Finanzierung eingeflossen sind).

Die Zuwendung des Landes bezeichnet die bewilligte Fördersumme, die das Land für die Maßnahme zur Verfügung stellt. Diese lässt sich aus dem Bewilligungsbescheid entnehmen.

Die Ausgaben werden in drei Schwerpunkte unterteilt.
Die Personalausgaben umfassen alle Personalkosten, für die Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden.

Sachausgaben bezeichnen alle Anschaffungen und Gegenstände, die für das Projekt benötigt werden. Auch die Honorarkosten und Kosten für geringfügig Beschäftigte werden zu den Sachausgaben gezählt.

Mit bürgerschaftlichem Engagement ist ehrenamtliches Engagement, also ehrenamtliche Tätigkeit, gemeint (siehe Erklärung weiter oben).

Die Belegliste ist eine detaillierte Tabelle, in der alle Einnahmen und Ausgaben der Maßnahme eingetragen werden müssen. Die Beleglisten können auf unserer Internetseite im Bereich „Downloads“ heruntergeladen werden.

Wichtig: Alle Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellerwert 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) übersteigen, müssen inventarisiert werden. Das heißt, diese Gegenstände sollten in einer separaten Liste aufgenommen und kenntlich gemacht werden. Diese Inventarisierung (falls notwendig) muss im Verwendungsnachweis unter dem Punkt „3. Bestätigung“ durch das Setzen eines Hakens und einer entsprechenden Unterschrift bestätigt werden.
 

Sollte es im Rahmen der Umsetzung Ihres Projekts zu Minderausgaben kommen, ist die Differenz zur ausgezahlten Fördersumme zurückzuzahlen. 

Sollte es im Rahmen des Projekts zu Mehrausgaben kommen, müssen diese vom Antragsteller selbst getragen werden. Die im Zuwendungsbescheid bestimmte Fördersumme wird als Höchstsumme verstanden. Das heißt, dass anfallende Kosten, die über diese Fördersumme hinausgehen, nicht von der Behörde getragen werden. 

Für Rückzahlungen kontaktieren Sie die Behörde bzw. Ihre Sachbearbeitung im Vorfeld. Sie erhalten dann die entsprechenden Buchungsdaten für die Rückzahlung.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Sachbearbeitung, die in Ihrem Zuwendungsbescheid genannt wird.